Hallo, Beheerder!
Als onderwijsinstellingen zich voorbereiden op de overgang van het ene academische jaar naar het andere, is het belangrijk om een duidelijke en uitgebreide handleiding te hebben voor beheerders. Dit artikel dient als leidraad voor de Back To School 24/25 periode en beschrijft de essentiële stappen voor een soepel integratieproces.
Van het exporteren en archiveren van diensten tot het voorbereiden op een nieuw schooljaar, we behandelen de kritieke acties die nodig zijn om ervoor te zorgen dat uw leeromgeving klaar is voor zowel de zomervakantie als het komende Periode. Of het nu gaat om het beheren van gebruikersaccounts, het bijwerken van cursussjablonen of het verwerken van wijzigingen in uw Management Informatie Systeem (MIS) of Leerling Beheer Systeem (SAS), deze gids biedt de nodige inzichten om de eindejaarsprocedures te doorlopen en de weg te bereiden voor een succesvol nieuw schooljaar.
Als je vragen hebt, kun je contact opnemen met het ondersteuningsteam via de Support Portal.
INHOUDSOPGAVE
- Voorbereidingen voor het einde van het jaar
- Voorbereidingen voor een nieuw schooljaar/Periode
- Algemene informatie voor alle integraties
- Hoe ga je om met cursussen?
Voorbereidingen voor het einde van het jaar
Exporteren / Archiveren
itslearning biedt een reeks exporteer- en archiveringsservices. De diensten met betrekking tot exporteren en archiveren die itslearning biedt, staan hieronder vermeld.
- Instructies voor export naar eindgebruikers
- "Archief" site
- Datawarehouse API met mogelijke consultancy ter ondersteuning
- IMS Algemene uitvoer van cartridges
- Geautomatiseerde export van onderwijsgegevens naar Archief systemen (cursusplannen, cijfers, etc.)
Neem contact op met je key account manager voor meer informatie.
Voorbereidingen voor een nieuw schooljaar/Periode
Stop de integratie voor de zomer/schoolvakantie
Als je de inhoud in itslearning wilt bevriezen zoals die is aan het "einde van het jaar", zonder de gebruikerstoegang of inhoud te wijzigen, dan zijn er twee manieren om dat te doen:
- Stop de integratie na de laatste lesdag
- Schakel een speciale functie genaamd "Vertraging Verwijderen" in om verwijderingen uit te stellen tot een latere dag.
Stop de integratie voor de zomer/schoolvakantie
Als je itslearning "as is" wilt houden op de laatste schooldag en je hebt een actieve integratie, dan kunnen we de integratie deactiveren, waardoor de integratie geen nieuwe gegevens meer kan importeren. Hierdoor kunt u noodzakelijke wijzigingen aanbrengen in uw MIS/SAS zonder deze over te zetten naar itslearning.
itslearning zal alle inhoud en gebruikers bevatten zoals ze zijn wanneer we de integratie stoppen. De integratie wordt dan stopgezet totdat je besluit om deze in het najaar weer op te starten.
Hierdoor hebben alle studenten en docenten toegang tot hun cursussen enz. tijdens de zomervakantie. Maar tegelijkertijd worden er geen nieuwe gebruikers, Groepen, hiërarchieën, cursussen, enz. toegevoegd, zelfs niet als je wijzigingen aanbrengt in je MIS/SAS.
Notitie! Als je het niet zeker weet, neem dan contact op met je MIS/SAS-leverancier over hoe om te gaan met EOY/BTS en of er een speciale datum is voor de overgang van "dit jaar" naar een "nieuw schooljaar".
Zet "Vertraging Verwijderen" aan.
Voor IMS Enterprise XML-gebaseerde integraties is een tweede optie het gebruik van "Delay Verwijderen" in onze IMSE-integratie.
Door een periode van "uitgestelde verwijderingen" toe te voegen, worden alle verwijderingen die gedaan hadden moeten worden vanwege wijzigingen in je MIS/SAS niet overgezet naar je itslearning site , maar gebeuren ze in de IMSE-importdatabase.
Door "Uitgesteld verwijderen" aan te zetten, kun je je voorbereiden op een nieuw schooljaar lang voordat het schooljaar begint, en alle gebruikers, Groepen/hiërarchieën, cursussen, etc, zullen in itslearning blijven totdat de "uitgesteld verwijderen" periode voorbij is. Tegelijkertijd worden alle nieuwe gebruikers, Groepen, enz. toegevoegd wanneer de integratie loopt.
Wanneer de "Uitgesteld verwijderen" periode is afgelopen, zullen alle verwijderingen die zijn uitgesteld in itslearning plaatsvinden.
"Vertraging Verwijderen" wordt ingesteld met een begindatum en een einddatum om de periode te specificeren waarin de functie actief moet zijn op de integratie. De functie wordt automatisch uitgeschakeld wanneer de einddatum is bereikt.
Het nadeel is dat leerkrachten kunnen verwachten dat klassen enz. veranderen, wat pas gebeurt als de uitstelperiode voorbij is.
Het voordeel is dat alle gebruikers, Groepen, hiërarchieën, cursussen, enz. intact blijven in itslearning terwijl de uitgestelde verwijderperiode actief is en nieuwe gegevens worden toegevoegd.
Neem contact op met het ondersteuningsteam om een verzoek in te dienen om de integratie voor de zomer stop te zetten of om een periode voor "uitgesteld verwijderen" in te schakelen. Als je het verwijderen wilt uitstellen, moet je een begin- en einddatum opgeven.
Zomerschool?
Als je tijdens de zomer activiteiten hebt waarmee rekening moet worden gehouden bij de beslissing om de integratie al dan niet te deactiveren, kan de IMSE-integratie niet worden gedeactiveerd.
Speciale zomerklassen, cursussen, enz. moeten worden toegevoegd als extra informatie in de gegevens Bestand die naar de integratie worden gestuurd, anders worden bestaande gebruikers, klassen, cursussen, enz. verwijderd/gearchiveerd. Uitgesteld verwijderen is een goede oplossing om in te schakelen tijdens de zomerschool.
Hoe om te gaan met gebruikers/personen
Handmatig gebruikers aanmaken als je een integratie hebt
We raden nooit aan gebruikers handmatig toe te voegen wanneer je een actieve integratie hebt. Dit is om dubbele gebruikersaccounts te voorkomen. Als je ontdekt dat je dubbele accounts hebt, is het belangrijk om deze op de juiste manier te behandelen en zo snel mogelijk te corrigeren om problemen in de toekomst te voorkomen waarbij een leerling log kan gebruiken voor 2 verschillende accounts.
Neem zo snel mogelijk contact op met het ondersteuningsteam en zij zullen je helpen/begeleiden over wat er moet gebeuren om het probleem op te lossen.
Notitie! Uitzonderingen: BEHEERDERS/SYSTEEMBEHEERDERS
Als je nieuwe Administrators/Systeembeheerders wilt aanmaken, kunnen deze gebruikers handmatig worden aangemaakt.
Het wordt sterk aangeraden om nooit een synchronisatiesleutel toe te voegen aan hun gebruikers om te voorkomen dat deze gebruikers worden gewijzigd door de integratie.
Algemene informatie voor alle integraties
De overgang naar een nieuw schooljaar kan leiden tot veel veranderingen in de gegevens die via integratie naar itslearning worden gestuurd. De belangrijkste onderdelen zijn:
- Studenten veranderen van klas/niveau
- Wijzigingen in het lidmaatschap
- Nieuwe studenten/Medewerker worden toegevoegd
- Nieuwe klassen/student Groepen worden gecreëerd
- Studenten/Medewerker die vertrokken zijn en verwijderd moeten worden
- Als je een cursusimport gebruikt:
- Oude cursussen moeten worden gearchiveerd
- Nieuwe cursussen moeten worden gemaakt
Notitie! Controleer hoe je MIS/SAS omgaat met "Einde van het jaar" en "Terug naar school" (nieuw jaar).
Grote updates/wijzigingen in gegevensbestanden: Veiligheidsfilter AAN/UIT?
Voor IMS Enterprise XML-gebaseerde integraties heeft onze import engine een veiligheidsmechanisme dat we een "Filter" noemen. Filter heeft een reeks parameters die ervoor zorgen dat de gegevens die naar uw integratie worden verzonden niet te veel wijzigingen/afwijkingen ten opzichte van eerdere importen bevatten en voorkomen dat deze wijzigingen automatisch worden bijgewerkt in itslearning. Dit is om te voorkomen dat ongewenste wijzigingen problemen veroorzaken op je itslearning site .
Als er te veel wijzigingen/afwijkingen zijn in de gegevens die we ontvangen van je integratie - vergeleken met de laatste import - wordt het importproces afgebroken en krijg je een melding via een Status- e-mail met details over waarom het importproces is afgebroken. We raden je aan om tijdens vakanties een ontvanger te hebben voor deze e-mail .
Notitie itslearning raadt je aan om het filter altijd AAN te zetten, zodat het veiligheidsmechanisme altijd actief is. We veranderen het filter /zetten het filter alleen UIT na een gesprek met jou en als je hebt besloten dat dit iets is wat je wilt doen. Persoonlijke instellingen
Je moet altijd de status e-mail die wordt verzonden na elke integratierun. Als er problemen zijn, moeten jij en het ondersteuningsteam voor integratie deze nader bekijken. Het kan zijn dat het importproces is afgebroken vanwege te veel wijzigingen/updates of te veel verwijderingen in vergelijking met de maximale limieten die zijn ingesteld in de filterinstellingen.
Voor alle integraties geldt dat de verantwoordelijkheid in twee richtingen gaat:
- Je moet controleren of de gegevens die naar je integratie worden verzonden altijd correct zijn;
- itslearning moet de technische diensten leveren en ervoor zorgen dat ze werken zoals verwacht.
De gegevensbron, d.w.z. de gegevens die vanuit je MIS/SAS naar itslearning worden gestuurd, is jouw verantwoordelijkheid. Alleen u kunt bepalen of de wijzigingen die we ontvangen in uw integratie correct zijn of niet. itslearning "importeert alleen de gegevens die worden verzonden. We kunnen niet bepalen of de gegevens die we ontvangen correct zijn, maar we kunnen u wel helpen met gegevenscontroles voordat u beslist of u de import uitvoert.
Neem contact op met ons ondersteuningsteam via het ondersteuningsportaal als je vragen hebt over waarom je integratie is mislukt of als je andere vragen hebt over je integratie.
Nieuwe voorwaarden voor volgend schooljaar
- Als Afwezigheid moet worden gebruikt, moeten er voor het begin van het nieuwe schooljaar nieuwe termen worden gedefinieerd.
- Beoordelingen voor tussentijdsePeriode en eindbeoordelingen moeten worden toegevoegd aan de voorwaarden als ze moeten worden gebruikt.
- Beoordelingen voor de termijnen Gedrag moeten worden toegevoegd aan de voorwaarden als ze moeten worden gebruikt.
- Alles wat moet worden toegevoegd aan de brief Beoordeling moet verband houden met de voorwaarden
We raden aan om de Periode en beoordelingen toe te voegen aan een sjabloon en dan te pushen naar alle cursussen waar ze gebruikt moeten worden. De Docent hoeft dit dan niet zelf te doen Toevoegen en het proces zal correct verlopen.
Oude termen archiveren?
Termen van vorig jaar kunnen worden gearchiveerd om te voorkomen dat ze beschikbaar zijn en misverstanden veroorzaken. Dit kan gedaan worden bij de voorbereiding van "Eindejaar" en voor de zomervakantie.
Als systeembeheerder moet je naar Admin/Terms gaan en kiezen welke termen je wilt Archief. Zo doe je dat:
Vanuit deze weergave kunt u een Periode selecteren en vervolgens "Archief" selecteren. U kunt meerdere termen in één keer selecteren en Archief gebruiken.
Als je "termen" hebt die door de integratie zijn gemaakt, zal de integratie Archief "oude" termen gebruiken wanneer je het schooljaar in je MIS/SAS wijzigt en de oude termen niet langer aanwezig zijn in de gegevens Bestand.
Hoe ga je om met cursussen?
Cursussjablonen moeten worden bijgewerkt
- Alle gestandaardiseerde cursustemplates die termen bevatten en door andere cursussen gebruikt worden, moeten bijgewerkt worden met de nieuwe termen en alle oude termen moeten verwijderd worden.
- Als de sjabloon een set-up voor beoordelingen bevat, moet je overwegen of je die ook moet gebruiken voor je overschakelt naar een nieuw schooljaar. Als er hier geen veranderingen zijn - dan hoef je niets te doen
- Als de sjabloon een instelling bevat in Planner, moet je nagaan of je dezelfde instelling moet gebruiken of dat je de instelling moet wijzigen voordat je overschakelt naar een nieuw schooljaar.
- Als je verzoeken hebt voor nieuwe sjablonen die cursusinhoud bevatten en die via de integratie moeten worden uitgevoerd, neem dan contact met ons op, zodat dit kan worden ingesteld voordat je overstapt naar een nieuw schooljaar.
- Als je wilt veranderen van niveau met de verschillende cursustemplates, dan moet je dit doen voordat je overstapt naar een nieuw schooljaar. Neem contact met ons op ruim voordat je van plan bent om over te stappen naar een nieuw schooljaar, omdat het enige tijd kan duren om de sjablonen bij te werken volgens jouw wensen.
Als je geen gestandaardiseerde cursussjablonen hebt maar ze wel wilt hebben, neem dan contact op met je contactpersoon op itslearning en we zullen je helpen ze te maken.
Cursussen die niet via de IMSE-integratie zijn aangemaakt, maar waarvan u wilt dat de integratie ze aanmaakt en bijwerkt
Als je speciale cursussen hebt gecodeerd of wilt laten coderen, bijvoorbeeld teamcursussen, klassikale cursussen, enzovoort, moet je bekijken en overwegen of je een wijziging wilt, of dat je meer of minder speciale cursussen wilt die worden gemaakt en bijgewerkt via de IMSE-integratie. Deze moeten dan worden gewijzigd voordat je overstapt naar het volgende schooljaar, zodat ze correct worden verwerkt.
We kunnen je helpen bij het opzetten van de integratie om cursussen te maken die anders niet uit je MIS/SAS komen. Neem contact op met je contactpersoon op itslearning en we zullen je antwoorden met een offerte en een schatting van de werkuren die nodig zijn om je de extra/speciale cursussen te geven die je wilt. Dit is een extra service die we tegen betaling aanbieden.
Cursusarchivering
itslearning heeft een functie die cursusarchivering heet. Als "Cursusarchivering" is ingeschakeld voor je site, zullen alle cursussen die door de integratie zijn aangemaakt automatisch worden gearchiveerd wanneer de Hi groep waarop de cursus is gebaseerd wordt verwijderd uit de gegevens Bestand die naar de integratie worden gestuurd.
- Je kunt controleren of "Cursusarchivering" is ingeschakeld en actief is op je site. Je vindt het onder "Admin/Bewerken Global Persoonlijke instellingen/Functies en beveiliging/Synchronisatie", zoals in de afbeelding hieronder:
Deze instelling zou standaard ingeschakeld moeten zijn. Als je de bovenstaande instelling niet kunt zien, neem dan contact op met itslearning support en wij zullen je helpen deze in te schakelen. Het is een combinatie van een "site instelling" die alleen beschikbaar is voor Support en een instelling die ingeschakeld moet worden via de beheerinterface van je site zelf. We raden alle klanten die cursussen hebben aangemaakt via de integratie aan om de cursusarchiveringsfunctie ingeschakeld te houden.
Het volgende gebeurt als cursusarchivering is ingeschakeld en een cursus wordt gearchiveerd door de integratie:
- Cursussen waarvan de Hi groep verwijderd is uit de data Bestand, zullen losgekoppeld worden van de Hi, en de cursus zelf zal in de "Cursus Archief" gezet worden (de cursus is niet langer actief). Je kunt de gearchiveerde cursussen vinden in "Admin/Cursussen" en naar cursussen zoeken zoals gewoonlijk, maar je moet "Gearchiveerde cursussen" aanvinken om een zoekresultaat te krijgen.
- Hi synchronisatie wordt verwijderd uit de cursus. Alle eerder gesynchroniseerde Deelnemers zullen worden omgezet in handmatig toegevoegde Deelnemers in de cursus.
- Leerkrachten hebben nog steeds toegang tot de gearchiveerde cursus en kunnen inhoud van de cursus kopiëren.
- Leerlingen hebben nog steeds toegang tot de gearchiveerde cursus om te zien wat ze gedaan hebben of om de inhoud die ze nodig hebben te kopiëren vanuit andere cursussen.
- Gearchiveerde cursussen kunnen "unarchived" worden van de cursus Archief.
Eventuele Hi synchronisatie wordt op deze manier niet hersteld.
- Een gearchiveerde cursus zal nog steeds gearchiveerd zijn, zelfs als de Hi groep van waaruit de cursus oorspronkelijk werd aangemaakt, opnieuw wordt opgenomen in de data Bestand die naar de integratie wordt gestuurd. Als dat gebeurt, wordt de cursus opnieuw gekoppeld aan een nieuwe Hi en gesynchroniseerd met de nieuwe Deelnemers (eventuele oude Deelnemers zal er ook zijn). De cursus zelf wordt NIET verplaatst uit de cursus Archief en moet handmatig worden "gedearchiveerd". De IMSE-integratie heeft geen mogelijkheid om dat automatisch te doen.
- Een gearchiveerde cursus die handmatig wordt hersteld (verplaatst uit Cursus Archief) zonder dat de Hi groep opnieuw naar de integratie wordt gestuurd, zal worden hersteld zonder de Hi synchronisatie. En omdat de integratie "er niets van weet", moet de cursus opnieuw handmatig worden gearchiveerd als je wilt dat hij wordt gearchiveerd.
Speciale overwegingen met betrekking tot MIS/SAS
Er zijn enkele speciale overwegingen met betrekking tot sommige MIS/SAS over het wijzigen van Persoonlijke instellingen voor het "triggeren" van gegevens voor het juiste schooljaar.
Neem contact op met uw leverancier om te zien of er wijzigingen moeten worden aangebracht in uw IMSE-integratie en informeer Support als zij iets moeten doen aan de itslearning kant van de integratie.
Als je integratie speciale zorg nodig heeft voor het wijzigen van het schooljaar, informeer dan Itslearning support, en we zullen Toevoegen je integratie-instelling toevoegen aan een interne "Geplande Taak lijst" om de benodigde wijzigingen op de juiste datum door te voeren.
Verandering van MIS/SAS?
Notitie! Als MIS/SAS wordt gewijzigd, moet de IMSE-configuratie worden aangepast.
Breng itslearning ruim van tevoren op de hoogte van wijzigingen in het MIS/SAS. Deze vooraankondiging is cruciaal om ons in staat te stellen de nodige wijzigingen in de integratie door te voeren op onze site, om wijzigingen in gegevensbronnen/ids enz. te vergemakkelijken.
Dit omvat het opzetten van Toets omgevingen met een Toets integratie om Toets te laten zien of de nieuwe gegevens al dan niet grote wijzigingen zullen veroorzaken.
Wijzigingen in MIS/SAS die wijzigingen in uw IMSE-integratie vereisen, zijn een in rekening te brengen wijziging en moeten worden overeengekomen met uw KAM, en het werk moet worden gedaan door de integratieconsultants.
Zorg ervoor dat je ons ruim voor het nieuwe schooljaar op de hoogte brengt van wijzigingen in je MIS/SAS-integratie.